Contact

Ghid pentru achizitii publice

 

Cap.1.  PRINCIPII IN ACHIZITIILE PUBLICE

La baza proiectarii cadrului legal a achizitiilor publice din Romania s-au avut in vedere principiile general acceptate în Europa în acest domeniu.

Astfel principiile care stau la baza cadrului legal a achizitiilor publice sunt:

1.1 Principiul liberei concurenţe: asigurarea condiţiilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrări sau prestator de servicii, indiferent de naţionalitate, să aibă dreptul de a deveni, în condiţiile legii, contractant.

Efecte obţinute:

  • crearea unui cadru competitional pentru atragerea si obtinerea celor mai

           bune rezultate de pe piata;

  • interzicerea discriminarii potentialilor participanti la o procedurs in baza

nationalitatii sau a oricaror altor criteria.

1.2. Principiul utilizării eficiente a fondurilor publice: respectiv aplicarea, in cadrul sistemului concurential, a criteriilor economice pentru atribuirea contractului de achizitie publica.

Efecte obţinute:

  • posibilitatea anticiparii succesiunii activitatilor pe parcursul derularii unei proceduri;
  • asigurarea „vizibilitatii” regulilor, oportunitatilor, proceselor, inregistrărilor datelor de iesire si rezultatelor;
  • claritatea documentelor elaborate pe parcursul derularii procesului de achizitie. etc.

1.3. Principiul tratamentului egal: aplicarea, in mod nediscriminatoriu, a criteriilor de selectie si criteriilor pentru atribuirea contractului de achizitie publica astfel incat orice furnizor de produse, executant de lucrari sau prestator de servicii sa aiba sanse egale in competitia pentru atribuirea contractului respectiv;

Efecte obtinute:

  • instituirea unui cadru bazat pe incredere, cinste, corectitudine si impartialitate pe tot parcursul derularii procedurii;
  • eliminarea elementelor de natura subiectiva care pot influenta deciziile in procesul de atribuire a contractelor de achizitie publica.
  • etc.

1.4. Principiul confidentialitatii: garantarea protejarii secretului comercial si a dreptului de proprietate intelectuala a ofertantului.

Efecte obtinute:

  • evitarea actelor de concurenta neloiala;
  • evitarea impunerii de solicitari abuzive.

Alaturi de aceste principii statuate in mod explicit de lege, este, de asemenea, relevant pentru activitatile derulate in procesul de achizitii publice respectarea:

  • Principiului acceptarii tacite a documentelor di certificatelor emise de autoritatile in drept situate pe teritoriul unui alt stat.
  • Principiului impartialitatii specialistilor si practicienilor in achizitii publice
  • Principiului asumarii raspunderii pentru deciziile luate si actiunile realizate de catre toti cei implicati in procesul de achizitie.
  • Principiului evitarii concurentei neloiale, conform caruia ofertantii nu sunt implicaţi in nici un fel in pregatirea documentatiei si nu au in mod exclusive acces la informatii despre procedura prin intermediul membrilor comisiei de evaluare sau a personalului autoritatii contractante.
  • Principiului proportionalitatii conform csruia exists un echilibru intre cerintele stabilite pentru calificare, criteriul de atribuire a contractelor de achizitie publics si natura si gradul de complexitate a obiectului contractului.

Cap. 2.  ACTELE NORMATIVE DIN DOMENIUL ACHIZITIILOR PUBLICE

In Romania, materia achizitiilor publice este constituita de:

  • O.U.G. nr. 60/2001 privind achizitiile publice (M.O.R. nr. 241/11mai 2001)

aprobata cu modificari si completari prin Legea nr.212/2002 (MOR nr.331/17.05.2002), denumita in continuare lege

  • H.G.nr.461/2001 pentru aprobarea normelor de aplicare a OUG nr.60/2001

privind achizitiile publice ( M.O.R. nr.268/24.05.2001), denumita in continuare hotarare

  • H.G.nr. 874/2003 privind modificarea art.45 alin.(2) din HG nr.461/2001 pentru

aprobarea normelor de aplicare a OUG nr.60/2001 privind achizitiile publice (M.O.R. nr.562/5.08.2003)

  • O.M.F.P nr.1012/2001 privind aprobarea structurii, continutului si modului de

utilizare a "DSEPO" pentru achizitia publica de produse (M.O.R. nr.336/25.06.2001), demumit in continuare ordin

  • O.C.M.F.P-MLPTL nr.1013/2001 privind aprobarea structurii, continutului si

modului de utilizare a "DSEPO" pentru achizitia publica de servicii (M.O.R.nr. 340/27.06.2001), demumit in continuare ordin

  • O.C.M.F.P-MLPTL nr.1014/2001 privind aprobarea structurii, continutului si

modului de utilizare a "DSEPO" pentru achizitia publica de lucrari (M.O.R. nr. 357/4.07.2001), demumit in continuare ordin.

Cap. 3. PROCESUL DE ACHIZITII PUBLICE

 

3.1. CE ESTE PROCESUL DE ACHIZITII PUBLICE?

Procesul de achizitii publice reprezinta ansamblul activitatilor ce se intreprind

pentru:

  • atribuirea,
  • incheierea,
  • indeplinirea

unui contract de achizitie publica si prin care se dobandesc, definitiv sau

temporar, produse, lucrari sau servicii.

3.2. CE ESTE CONTRACTUL DE ACHIZITIE PUBLICA?

Act juridic cu titlu oneros, incheiat in forma scrisa, intre autoritatea contractanta si contractant.

Dupa natura actiunii deosebim, contract de:

  • furnizare, al carui obiect este dobandirea definitiva sau temporara a unuia sau mai multor produse, pe baza:
  • cumpararii,
  • cumpararii in rate,
  • inchirierii,
  • leasing-ului, cu sau fara optiune de cumparare.
  • servicii, al carui obiect este prestarea uneia sau mai multor activitati, al caror rezultat este nematerial, inclusiv cele de:
  •  
  •  
  •  

           proiectare.

  • Lucrari, al carui obiect este:
  • executia
  • proiectarea cat si executia
  • uneia sau mai multor lucrari de constructii,

Contractul pentru concesiunea de lucrari este de acelasi tip cu contractul de lucrari, cu deosebirea ca in contrapartida lucrarilor executate concesionarul primeste dreptul de a exploata/administra rezultatul lucrarilor, in totalitate sau in parte, drept la care se poate adauga si plata unei sume.

 

3.3. CINE ESTE AUTORITATEA CONTRACTANTA ?

 

Oricare dintre:

Autoritate publica: asa cum este definita in Constitutie, inclusiv autoritatea judecatoreasca.

Institutie publica de interes local sau general: autonoma sau aflata in subordinea sau sub controlul unei autoritati publice.

 

Persoana juridica: alta decat cele de mai sus, si care a fost infiintata pentru a desfasura activitati de interes public fara caracter comercial si care:

  • fie, este finantata din fonduri publice;
  • fie, este in subordinea sau sub controlul unei autoritati sau institutii publice;
  • fie, în componenta organului de conducere sau de supervizare, mai mult de jumatate din numarul membrilor sunt numiti de catre o autoritate sau o institutie publica;

Persoană juridica de drept privat: ce desfasoara activitati in unul dintre sectoarele de utilitati publice - apa, energie, transporturi si telecomunicatii - si care: se afla, direct sau indirect, sub influenta dominanta a uneia dintre persoanele juridice de mai sus, sau beneficiaza de drepturi speciale sau exclusive pentru desfasurarea unor astfel de activitati.

 

NOTA: Autoritatea contractanta, care dobandeste calitatea de concesionar in urma

unui contract pentru concesiune de lucrari, are obligatia de a aplica prevederile legii cand atribuie contracte de lucrari catre terte parti cu scopul indeplinirii obligatiilor asumate prin contractul de concesiune de lucrari.

 

ATENTIE: Este posibila asocierea intre autoritati contractante cu scopul atribuirii, in comun, a unui contract de achizitie publica. Prin aceasta asociere nu se constituie o noua persoana juridica.

 

3.4. CINE ESTE CONTRACTANT ?

 

Oricare persoana fizica sau juridica, de drept privat, romana sau straina si careia

in calitate de:

  • furnizor;
  • executant;
  • prestator.

i s-a atribuit un contract de achizitie publica.

 

Furnizorul, executantul sau prestatorul are dreptul de a participa la procedura de

atribuire a contractului:

  • fie, în nume propriu
  • fie, în asociere
  • fie, ca subcontractor.

 

Notă: Nu au dreptul de a participa la o procedura, sub sanctiunea excluderii, doua

sau mai multe filiale/sucursale ale aceleiasi societati-mama.

 

3.5 CARE ESTE OBIECTUL ACTIUNII CONTRACTULUI?

Obiectul actiunii contractului de achizitie publica poate fi:

  • unul sau mai multe produse
  • una sau mai multe lucrari de constructii
  • unul sau mai multe servicii.

3.6 ETAPELE PROCESULUI DE ACHIZITIE PUBLICA

Acestea sunt:

1. Planificare achizitii

2. Initiere si lansare procedura

3. Derulare procedura

4. Finalizare procedura

5. Administrare contract.

Pe tot parcursul procesului de achizitii publice, intrebarea la care trebuie cautat

raspuns este:

Care sunt deciziile care determina cele mai eficiente efecte, astfel incat

sa se asigure atingerea obiectivelor, utilizand cadrul legal existent ?

PLANIFICAREA ACHIZITIEI PUBLICE: aceasta nu se limiteaza doar la alegerea procedurii de achizitie publica si stabilirea calendarului activitatilor, aceste faze reprezentand de fapt doar finalul acestei etape.

 

Succesiunea activitatilor in cadrul etapei de planificare:

 

  1. Identificarea nevoilor si stabilirea prioritatilor la nivel de autoritate

contractanta prin : -  cumularea “referatelor de necesitate” transmise de fiecare departament al autoritatii contractante, in care sunt precizate urmatoarele:

  • ce anume avem nevoie;
  • cand avem nevoie;
  • pentru ce am nevoie;
  • efecte previzionate a se obtine sub aspect tehnico-economic, raportate la costul de viata al produsului/serviciului/lucrarii ce urmeaza a se achizitiona.

- analiza fiecarei nevoi ;

- stabilirea prioritatilor.

        b) Identificarea dispozitiilor legale aplicabile:

  • specificul achizitiei determina ce dispozitii legale sunt aplicabile;
  • nivelul curent al preturilor pentru produsele identificate;
  • capacitatea companiilor locale ce activeaza pe piata produsului/lucrarilor/serviciilor din categoria celor ce prezinta interes pentru

     autoritatea contractanta.

  • interesul companiilor romane sau straine de a participa la procedura, pentru

     o corecta opinie asupra potentialului pietei.

 

Aceste informatii sunt utile si pentru a decide daca se aplica procedura de atribuire a contractului prin licitatie deschisa sau prin licitatie restransa.

 

NOTA: În situaţia în care se estimează o participare numeroasă (peste 10

participanţi) se recomandă alegerea procedurii de atribuire a contractului prin

licitaţie restrânsă.

 

  1. Identificarea şi evaluarea potenţialelor riscuri ce pot apărea pe parcursul

derulării procedurii de achiziţie publică.

  1. Alegerea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică.

 

Succesiunea activităţilor ce preced alegerea procedurii de atribuire este: estimarea valorii contractului si compararea acestei valori cu pragurile valorice prevăzute în lege pentru natura contractului respectiv.

 

  1. Întocmirea programului anual de achiziţii publice, conform prevederilor Capitolului II din hotărâre.
  2. Obţinerea aprobărilor pentru declanşarea procedurii.

 

NOTA: Această fază se derulează având în vedere prevederile Legii finanţelor publice şi ale normelor metodologice de aplicare a acesteia. De asemenea, în cazul în care este vorba de actualizarea planului de achiziţii, se verifică dacă achiziţia respectivă nu este deja inclusă în planul anual al achiziţiilor publice.

 

  1. Stabilirea calendarului procedurii funcţie de succesiunea activităţilor în

cadrul procedurii utilizate pentru atribuirea contractelor.

 

2. INIŢIEREA ŞI LANSAREA PROCEDURII

 

Această etapă se referă la activităţile desfăşurate de autoritatea contractantă pentru: a face cunoscută tuturor procedura sau pentru a solicita, în mod direct, oferte de la potenţiali furnizori, executanţi sau prestatori.

 

Ca regulă generală, orice furnizor, executant sau prestator are dreptul de a

participa la o procedură pentru atribuirea unui contract de achiziţii publice (art. 25

din lege).

Numărul potenţialilor furnizori, executanţi sau prestatori care au dreptul să se

înscrie la o procedură de atribuire a unui contract este nelimitat (art. 26-29 din

lege).

Succesiunea activităţilor este, de regulă, următoarea:

 

  • Publicarea anunţului de intenţie
  • Se publică în Monitorul Oficial al României Partea VI - “Achiziţii Publice” în cel mult 30 de zile de la aprobarea bugetului propriu.
  • Este obligatoriu a fi publicat dacă valoarea estimată a contractului

depăşeşte 750.000 EUR (fără TVA).

  • Are ca efect micşorarea perioadei acordate pentru elaborarea ofertei dacă anunţul de participare este publicat după cel puţin 52 de zile de la data apariţiei anunţului de intenţie dar nu mai târziu de 12 luni.
  • Întocmirea Documentaţiei pentru Elaborarea şi Prezentarea Ofertei (DEPO)

Trebuie sa va asigurati ca DEPO cuprinde toate informatiile solicitate prin Documentatia Standard pentru Elaborarea si Prezentarea Ofertei (DSEPO), si anume:

  • Informatii generale, asa cum sunt precizate in Sectiunea I din DSEPO.
  • Fise de date a achizitiei prezentata in Sectiunea II din DEPO: aici se specifica cerintele de calificare, modul de elaborare a ofertei (inclusive continutul acesteia), modalitatea de prezentare si data limita pentru prezentarea ofertelor, momentul si locul deschiderii ofertelor, criteriul aplicat pentru atribuirea contractului de achizitiei publica, factorii luati in considerare pentru evaluarea ofertelor.
  • Aceste informatii primeaza in fata informatiilor generale cu conditia sa nu intre in contradictie cu acestea.

 

Atentie:

  • Autoritatea contractanta nu are obligatia de a solicita îndeplinirea tuturor cerinţelor de calificare prevăzute în DSEPO. Scopul cerinţelor de calificare este de a reduce riscul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a contractului de către ofertantul declarat câştigător.
  • Sa nu se confunde criteriile de atribuire a contractului cu criteriile de selectare a candidatilor. Criteriile de atribuire se refera numai la propunerea tehnica si financiara.
  • Elementele care caracterizeaza capacitatea tehnico-financiara a ofertantului (experienta similara, capacitate tehnica si financiara) Nu constituie criteria de atribuire a contractului deoarece ele nu caracterizeaza oferta.
  • Atunci cand se aplica criteriul oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico-economic, se vor preciza in mod clar avantajele si algoritmul de acordare a acestora.

 

  • Caietul de sarcini reprezinta Sectiunea III din DEPO

Contine specificatiile tehnice ale produselor-lucrarilor-obiectului serviciului ce urmeaza a fi achizitionat. Este documentul in baza caruia se intocmeste propunerea tehnica si determina propunerea financiara.

Prin specificatiile tehnice se stabilesc caracteristici referitoare la:

  • nivelul calitativ;
  • nivelul tehnic;
  • nivelul de performanta;
  • siguranta in exploatare;
  • dimensiunile;
  • terminologie si simboluri;
  • teste si metode de testare;
  • mod de ambalare, etichetare;
  • certificate de conformitate, conform standardelor in vigoare.

 

Pentru contractele de lucrari, specificatii tehnice contin si prescriptii cu privire la :

 

  • proiectare si calcul;
  • verificari;
  • inspectii;
  • tehnici, procedee si metode de constructie;
  • orice alte conditii cu character tehnic in legatura cu: materii prime si material utilizate, parti ale lucrarii, lucrare in ansamblul ei
  • conditii de receptive a lucrarilor.
  • Formulare – Sectiunea IV din DEPO
  • Contractul – Sectiunea V din DEPO: se recomanda preluarea tuturor clauzelor prezentate in modelele din DSEPO.

 

Atentie: In cazul aplicarii procedurii de atribuire a unui contract de atribuire prin cerere de oferta legislatia nu este imperativa cu privire la obligativitatea utilizarii DSEPO.

Desigur, elementele DSEPO pot fi utile in pregatirea documentatiei pentru aplicarea procedurii prin cerere de oferta.

  • Numirea comisiei de evaluare: cu respectarea prevederilor Sectiunii a 3-a din lege, asa cum sunt acestea detaliate in Capitolul VIII din hotarare.
  • Publicarea anuntului de.

 

3. Derularea procedurii

Deschiderea ofertelor

  1. Asiguraţi-vă că membrii comisiei de evaluare au semnat declaraţiile de confidenţialitate şi imparţialitate.
  2. Se verifica de catre membrii comisiei de evaluare, in prezenta reprezentantilor ofertantilor prezenti la deschidere:
  • Respectarea de catre ofertanti a regulilor formale de: depunerea a ofertelor in plic inchis si sigilat, original si numar de copii, prezentare a ofertelor, existent ofertelor alternative, formular de oferta semnat si stampilat.
  • existent garantiei de participare la licitatie, documentelor care insotesc oferta.
  1. Se anunta urmatoarele: denumirea ofertantilor, modificarile si retragerile de oferte, pretul (suma in lei si TVA afferent), propuneri de oferte alternative (daca este cazul), orice alte detalii care se considera necesare si care nu afecteaza principiul confidentialitatii.
  2. Se intocmeste “ Procesul verbal al sedintei de deschidere a ofertelor”.
  3. Se distribuie, sub semnatura, o copie a Procesului verbal al sedintei de deschidere publica a ofertelor tuturor participantilor la sedinta.

Evaluarea ofertelor

Exista mai multe etape care se parcurg:

  1. Se examineaza mai intai documentele care dovedesc eligibilitatea si inregistrarea;
  2. Se examineaza documentele care dovedesc indeplinirea cerintelor minime privind capacitatea tehnica si capacitatea economico-financiara;
  3. Se examineaza propunerea tehnica;
  4. Se examineaza propunerea financiara;
  5. Se intocmeste raportul de evaluare .

Pe parcursul evaluarii, comisia de evaluare va solicita clarificarile pe care le considera necesare pentru evaluarea fiecarei oferte, specificand termenul de transmitere a acestora.

N.B

Inainte de a lua o decizie de a respinge o anumita oferta, cu un pret neobisnuit de scazut in raport cu celelalte oferte, se va solicita si analiza detaliile si precizarile cu privire la oferta in cauza.

 

O oferta poate fi respinsa daca:

  • Nu respecta cerintele prevazute in documentatie pentru elaborarea si prezentarea ofertei.
  • Ofertantul nu transmite in termen explicatiile solicitate.
  • Explicatiile solicitate nu sunt concludente si/sau nu sunt sustinute de documentele justificative.
  • Ofertantul modifica prin clarificarile pe care le prezinta continutul propunerii tehnice si/sau al propunerii financiare, cu exceptia corectiei erorilor aritmetice;
  • Contine propuneri in mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractanta.

4. Finalizarea procedurii

In aceasta etapa succesiunea activitatilor este urmatoarea:

  1. Comisia de evaluarea inainteaza raportul de evaluare autoritatii contractante;
  2. Autoritatea contractanta comunica de indata tuturor celor implicate rezultatul aplicatii procedurii;
  3. Incheierea contractului .

Contractul de achizitie publica se incheie:

  • Cu ofertantu a carui oferta este stabilita castigatoare de catre comisia de evaluare;
  • Nu mai devreme de 7 zile de la transmiterea rezultatului procedurii si in perioada de valabilitate a ofertelor.

Daca ofertantul a carui oferta este castigatoare refuza sa semneze contractual, acesta pierde garantia de participare, iar procedura se finalizeaza astfel:

  • Fie se atribuie contractual de achizitie publica urmatorului clasat;
  • Fie se anuleaza procedura pentru atribuirea contractului de achizitie publica.

Contractul intra in efectivitate la data:

  • Prezentarii garantiei de buna executie in forma, cuantumul si la termenul de valabilitate stability prin DEPO;
  • Politelor de asigurare, acolo unde este cazul si este mentionat ca atare in DEPO.
  1. Returnarea garantiilor de participare la licitatie se face in cel mult 3 zile lucratoare de la:
  • Data constituirii garantiei de buna executie pentru ofertantul castigator;
  • De la data expirarii perioadei de valabilitate a ofertei pentru ofertantii necastigatori.
  1. Publicarea anuntului de atribuire in Monitorul Oficial.

 

Cai de atac

Oricine are un interes legitim in legatura cu un contract de achizitie publica si care:

  • Sufera,
  • Risca sa sufere,
  • A suferit un prejudiciu

Ca o consecinta a unui act nelegal sau a unei decizii nelegale, are dreptul de a utiliza urmatoarele cai de atac:

  • Cale administrative, si/sau
  • Calea introducerii unei actiuni in justitie .

 

Calea de atac administrative

Forma de atac pe cale administrativă este contestaţia. Contestaţia poate fi introdusă oricând pe parcursul derulării procedurii.

Autoritatea contractantă este singura în măsură să soluţioneze contestaţiile printr-un compartiment / comisie numită în acest sens.

Contestaţia trebuie sa fie :

  • Precizata in scris;
  • Sa precizeze explicit faptul ca reprezinta o contestatie;
  • Sa faca referire la actul sau decizia invocate ca nelegala;
  • Sa prezinte interesele lezate si/sau prejudiciile pe care le-a suferit, le sufera sau le poate suferi;
  • Sa prezinte modul in care se asteapta sa fie rezolvat cazul in speta .

Dupa primirea unei contestatii, procedura pentru atribuirea contractului se suspenda .

Nu se suspenda procedura atunci cand:

  • Constentatia este in mod evident nejustificata;
  • Continutul contestatiei este in mod evident neserios;
  • Exista un pericol imminent de a afecta grav un interes public major.

Atentie ! Oricare motive ar fi invocate pentru a nu se suspenda procedura, trebuie sa fie plauzibile sis a poata fi argumentate temeinic.

Interesul public major, poate fi invocat daca exista o situatie de forta majora, greseala se nu datoreaza acestora, aici intra evenimente precum: razboaie, revolutii, incendii. Inundatii sau orice alte catastofe natural, restrictii aparute ca urmare a unei carantine, embargo.

Nota: Cel care se asociaza la o contestatie au aceleasi drepturi si raspunderi cu cel care a initiat contestatia.

Decizia de suspendare se comunica contestatorului si celorlalti partic[panti inca implicate in procedura, insotita de o copie a contestatiei.

  • In perioada de suspendare se solutioneaza contestatia prin formularea unei rezolutii motivante.
  • In vederea formularii rezolutiei se pot initia consultari cu : contestatorul, toti cei care s-au asociat contestatiei, cu ceilalti inca implicate in procedura.
  • Prin rezolutia motivata, contestatia poate fi considerate: intemeiata, partial intemeiata, neintemeiata sau fara obiect.
  • In cadrul rezolutiei motivante se pot lua masuri de catre autoritatea contractanta de modificare, incetare, revocare sau anulare a acetelor si deciziilor nelegale sau a activitatilor in legatura cu acestea, in scopul conformarii cu prevederile legii.

Atentie: O contestatie trebuie solutionata in cel mult 10 zile lucratoare de la data primirii ei .

  • Rezolutia motivate se comunica contestatorului sau celorlalti participant implicate in procedura.
  • In termen de 2 zile lucratoare de la primirea rezolutiei, contestatorii au obligatia de a notifica daca accepta sau nu rezolutia si masurile corrective.

Nota: Cei care accepta rezolutia si masurile corrective decise, decad din dreptul lor de a ataca in justitie, inclusive din Acela de a introduce cerere de interventie in interesul partii care ar ataca respectiva rezolutie si/sau marusile corrective in cauza .

Daca exista mai multe contestatii impotriva aceluiasi act sau aceleiasi decizii invocate ca nelegale, aceste contestatii trebuie solutionate in mod unitar.

 

Calea de atac in justitie

Actiunea in justitie se introduce in cel mult 30 de zile de la data primirii rezolutiei motivate privind contestatia, sau de la data expirarii perioadei de solutionare a contestatiilor in cazul in care nu s-a primit raspuns, sau:

  • Numai dupa epuizarea caii de atac pe cale administrativa;
  • Numai pentru acele capete de cerere care au facut obiectul contestatiei;
  • La sectia de contencios administrative a tribunalului in a carui arie teritoriala de competenta se afla sediul autoritatii contractante.

Atentie! Se poate introduce o actiune in justitie, fara ca in prealabil sa se fi inaintat o contestatie pe cale administrativa.

Poate valorifica acest drept oricine care nu a fost implicat in niciun fel in procedura de atribuire a contractului, dar numai duoa publicarea anuntului de atribuire si nu mai tarziu de 15 zile de la data publicarii acestui anunt.

De asemenea orice participant inca implicat in procedura de atribuire a contractului, poate contesta in justitie, dar numai pentru a ataca masurile corective decise ca efect al solutionarii contestatiei sau contestatiilor.

Orice ofertant, daca contractual a fost incheiat mai devreme de 7 zile de la data transmiterii comunicarii privind rezultatul aplicarii procedurii, dar nu mai tarziu de 15 zile de la data publicarii anuntului de atribuire.

  • Hotararile judecatoresti irevocabile se publica in Monitorul Oficial al Romaniei Partea a IV-a – Achizitii publice. Plata cheltuielilor de publicare este in sarcina partii care a pierdut procesul.

 

DOSARUL ACHIZITIEI PUBLICE

Activitatile desfasurate in cadrul unei procedure de atribuire a contractului se regasesc in dosarul achizitiei publice, cu scopul de a determina in orice moment trasabilitatea procedurii.

Pentru a demonstra digilenta sa pe perioada derularii procedurii si pentru a se conforma normelor interne de auditare, este recomandat ca autoritatea contractanta sa include in dosarul achizitiei publice toate inregistrarile ce fac referire la derularea procedurii.

 

Cateva lucruri foarte importante de retinut:

  • Dosarul achizitiei publice se pastreaza atat timp cat contractual de achizitiei publica produce efecte juridice si, oricum, nu mai putin de 5 ani de la data finalizarii contractului respective;
  • Poate fi pus la dispozitia oricarei autoritati publice interesate spre consultare, cu conditia ca nicio informative sa nu fie dezvaluita deoarece acest lucru ar fi contrar legii, ar afecta aplicarea ei si ar afecta interesul public, ar prejudicial interesul comercial legitim al partilor sau ar afecta libera concurenta;
  • Poate fi pus la dispozitia organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraventiilor sau infractiunilor.

Nota: legiuitorul enumera in cadrul Capitolului XV din hotarare, documentele considerate necesare pentru trasabilitatea procedurii si pentru dovedirea aplicarii principiilor stabilite prin lege.

 

Notiuni de administrare a contractului

Administrarea contractului implica realizarea de activitati cu character tehnic, economic si financiar de catre specialisti din cadrul autoritatii contractante din momentul incheierii contractului de achizitie publica pana in momentul finalizarii acestuia.

 Administrarea contractului presupune munca in echipa si implicit, o combinare de cunostinte interdisciplinare si reprezinta in fapt, rezultanta unei abordari pro active a elementelor enumerate mai jos:

  • Activitati de planificare;
  • Intelegerea si cunoasterea a procesului de achizitie publica;
  • Abilitatile personalului autoritatii contractante de a lucre in echipa;
  • Capacitatea personalului autoritatii contractante de a analiza, previziona si anticipa riscurile ce decurg din derularea contractului, posibilele schimbari pe perioada acestuia si care pot genera influente asupra bugetului alocat contractului.

Prin implementarea de proceduri referitoare la administrarea contractului se obţin următoarele beneficii:

  • Instituirea unei supravegheri sistematice a derularii contractului, ceea ce

permite crearea unui mecanism adecvat pentru coordonarea si diseminarea

informatiilor aferente derularii contractului;

  • Asigurarea realizarii contractului la standardele stabilite prin DEPO;
  • Derularea contractului in conformitate cu prevederile clauzelor contractuale;
  • Crearea unui mecanism care permite o evidentiere cronologica si intr-o

succesiune logică a documentelor aferente derulării contractului.

 

Administrarea contractului presupune inainte de toate studierea continutului contractului, cu accent pe clauzele ce fac referire la:

 

  • Pret si modalitatea de actualizare a acestuia (pentru contractele pe termen lung, atunci cand autoritatea contractanta a stabilit prin DEPO actualizarea pretului contractului), intelegerea modului de aplicare a formulei de indexare, a indicelui care se are în vedere la actualizare precum si cunoasterea surselor oficiale pentru obtinerea de informatii, sunt elemente importante in administrarea contractului.

 

  • Termenele stabilite pentru livrarea produselor, executia lucrarilor, prestarea serviciilor.

 

  • Termenii comerciali prevazuti in contractele de furnizare, pentru a putea evalua amplitudinea riscului in derularea contractului. Trebuie avut in vedere ca nu intotdeauna riscul apartine contractorului pana in momentul primirii bunurilor sau efectuarii platii.

 

  • Testele, incercarile, verificarile ce se realizeaza la momentul receptiei /acceptarii de catre autoritatea contractanta a produselor/lucrarilor/serviciilor realizate de catre contractor.

 

  • Modul de solutionare a eventualelor neintelegeri ce pot aparea pe parcursul derularii contractului.

 

  • Conditiile de subcontractare.

 

  • Conditiile de efectuare a platii si documentele suport necesare pentru efectuarea platilor.

 

La nivel de autoritate contractanta, responsabilitatile in administrarea contractului implica responsabilitati de natura:

  • Operationala, care au in vedere monitorizarea indicatorilor de performanata

 

  • Tehnica, care au in vedere atat asigurarea asistentei tehnice necesare derularii contractului cat si evaluarea sub aspect tehnic a activitatilor/lucrarilor realizate de contractor sau a bunurilor furnizate de acesta.

 

  • Administrativa, care au in vedere asigurarea unui cadru adecvat (logistica si

           resurse) derularii contractului.

 

Responsabilitatile de natura tehnica si operationala difera functie de natura si complexitatea contractului si sunt reglementate prin intermediul unor acte normative sau standarde cu referire directa la domeniul respectiv de activitate in timp ce responsabilitatile administrative cu privire la derularea contractului sunt reglementate unitar, indiferent de natura si complexitatea contractului.

 

  • In continuare se prezinta succint, activitatile cu caracter administrativ ce trebuie avute in vedere pe perioada derularii contractului:

 

  • Numirea unui responsabil de contract, care sa asigure atat relatia cu contractantul cat si supervizarea modului de administrare a contractului .

 

  • Intocmirea unui opis al documentelor contractului, in ordine cronologica, cu actualizare sistematica

 

  • Transmiterea garantiilor de buna executie departamentului economic pentru inregistrarea acestora in contabilitatea autoritatii contractante (înregistrare extra bilanţieră)

 

  • Estimarea fondurilor necesare pe perioada derularii contractului pe baza graficului de livrare a produselor a graficului Gantt de realizare a lucrarilor sau graficului de realizare/prestare a serviciului,aşa cum sunt acestea anexate la contract si in baza clauzelor contractuale referitoare la plati.

 

  • Estimarea fluxului financiar aferent derularii fiecarui contract trebuie sa se regaseasca in deschiderile de credite pe fiecare capitol (personal, materiale si capital).

 

  • Stabilirea, acolo unde este cazul, a unui grafic al întalnirilor autoritate contractanta - contractant, functie de natura, complexitatea si durata contractului.

 

  • Intocmirea de minute la sedintele de analiza a derularii contractului si urmarirea respectarii angajamentelor luate in cadrul acestor sedinte;

 

  • Obtinerea tuturor documentelor suport pentru efectuarea playilor, asa cum

           sunt aceste documente prezentate in contract si reglementate in legislatie;

 

  • Monitorizarea modului de derulare a contractului (planificat – realizat) si urmarirea modului de indeplinire a clauzelor contractuale;

 

  • Obtinerea vizelor de control financiar preventiv intern si control financiar preventiv delegat pe „ordonantarile de plata”, inclusiv evidentierea stadiului angajamentului legal;

 

  • Organizarea receptiei la livrare/terminarea lucrarilor/stadiului serviciilor prestate;

 

  • Transmiterea documentelor ce privesc derularea contractor altor institutii indreptatite (de ex: procesul verbal de receptie la terminarea lucrărilor / de receptie finala sau rapoarte de monitorizare);

 

  • Obtinerea documentelor necesare finalizarii contractului, asa cum sunt acestea stabilite prin contract;

 

  • Eliberarea garantiilor de bun executie;

 

  • Inregistrarea in patrimoniul autoritatii contractante a echivalentului valoric al rezultatului contractului;

 

  • Monitorizarea comportamentului produsului /lucrarilor pe perioada de garantie, asa cum este aceasta definita in contract;

 

  • Acolo unde este cazul, verificarea modului de respectare a instructiunilor prezentate de furnizor /prestator privind operatiunile de mentenanta de catre autoritatea contractanta sau beneficiar.

 

 

SIMPTOME DE FRAUDA SI CORUPTIE

 

Printre preocuparile actuale se numara si cea a familiarizarii functionarilor publici si

colaboratorilor institutiilor publice cu diferentele dintre „comportamentul adecvat

si „comportamentul inadecvat”.

 

Este recomandat a se avea in vedere că situatii de genul celor descrise mai jos pot

da nastere la indoieli sau interpretari, chiar daca, in fapt, reprezinta nimic altceva

decat efecte ale neglijentei:

 

  1. La o verificare a documentelor de la nivelul autoritatii contractante se

           constata:

  • deviatii de la procedura corecta, erori sau omisiuni;
  • un pret artificial;
  • inregistrări sporadice, dosare lipsa;
  • inexistenta procedurilor de auditare.

 

  1. Comportamentul autoritatii fata de piata:

 

  • rezistenţă la deschiderea pieţei

 

Tabelul de mai jos prezinta cele mai frecvente surse de risc pentru generarea unui

comportament inadecvat. Acest tabel poate fi utilizat drept « lista de verificare » pe

perioada derularii procesului de achizitii publice.

 

 

Sursa de risc

Pericol

Masuri preventive

Planificarea achiziţiilor publice

Buget.

Politica financiara

Cuprinderea in buget a unor cheltuieli ce nu se justifica; utilizarea abuziva de catre o persoană a autoritatii pe care o exercita.

Justificarea fiecarui element de cheltuiala din buget, verificarea acestora impreună cu tot personalul, audituri cu caracter regulat.

Percepţia nevoilor

Nevoile pot fi “inventate” sau

falsificate.

Orice nevoie trebuie justificată şi verificată de o altă persoană decât cea care a identificat şi fundamentat nevoia.

Intocmirea specificatiilor

Specificaţiile tehnice pot fi redactate în favoarea unui anumit agent economic, informaţii în avans fiind oferite în acest sens. Realizarea specificaţiilor pentru un nou contract prin “coafarea” specificaţiilor unui contract deja existent în scopul favorizării unui anumit ofertant.

Specificatiile tehnice trebuie sa evite referirea la marca, origine, procedeu si trebuie verificate dupa intocmire de catre o persoana independenta in raport cu procedura. Daca nu este posibil altfel atunci referirea la marca este urmata obligatoriu de expresia: „sau echivalent”.

Derularea procedurii

Lansare

procedură

Procesul este derulat de asa maniera incat creaza iluzia unei competitii.

Verificarea intregii documentatii de catre o alta persoana. Atentie la posibile firme fantoma sau adresele acestora.

Selectare

Procesul de selectare este utilizat de asa maniera incat determina numai limitarea competitiei.

Fara cerinte abuzive in documentele de calificare.

Feedback pentru candidatii neselectati si explicarea motivului excluderii.

Criterii de evaluare

Un algoritm de calcul secret sau prezentat evaziv favorizeaza modificarea criteriilor dupa termenul de depunere a ofertelor in favoarea unui anumit ofertant. Criterii de evaluare care nu sunt obiective si cuantificabile pot induce in eroare în eroare membrii comisiei de evaluare. Acelaşi aspect este valabil atunci când membrii comisiei de

evaluare nu au suficiente cunoştinţe tehnice.

Verificati existenta, claritatea,

posibilitatea cuantificarii si gradul de detaliere al algoritmului de calcul din

DEPO, pentru a face imposibilă modificarea criteriilor de evaluare pe perioada derularii procedurii.

Training pentru membrii comisiei de evaluare.

Sursa de risc

Pericol

Masuri preventive

Negociere

Ofertantii favorizati / preferati pot primi informatii utile pentru procesul de negociere.

Control strict si audit al procesului de negociere. Nu permiteti niciodata unei

singure persoane sa poarte

negocierile.

Atribuire de contracte in mod frecvent

Unii ofertanti castiga in mod frecvent, uneori in mod exclusiv, licitatii organizate de aceeasi autoritate contractanta.

 

Atribuirea si administrarea contractului

 

Derularea contractului

Negocierea de extinderi la termenul contractual, stabilirea unor clause contractuale in favoarea contractantului, pierderea / tainuirea unor documente etc.

Utilizarea modelului de contract din DSEPO. Numerotarea in serie si marcarea paginilor ce formeaza contractul.

Modificarea specificatiilor tehnice dupa atribuirea contractului

Modificarea specificatiilor dupa atribuirea contractului si acceptarea cresterilor de pret in mod nejustificat, schimbari ale cerintelor referitoare la cantitate si calitate.

Ca regula generala, nu se accepta modificari la contract. In cazuri exceptionale, solicitarile de modificari ale contractului trebuie fundamentate si justificate. O schimbare de

specificatie nu inseamna intotdeauna o schimbare de pret.

Receptii

Acceptarea de devieri de la

cantitatea, calitatea sau termenele agreate, falsificarea documentelor de receptie, furnizarea de adrese de livrare fictive, etc.

Instituirea, la nivel de autoritate

contractanta a unor proceduri privind desfasurarea receptiilor, inventarierea produselor, precum si auditarea acestor procese.

Aprobarea facturilor

Acceptarea la plata a unor activitati nefinalizate, antedatarea facturilor, plata dubla, etc.

Confruntare date inscrise pe factura si documente suport cu contractul  specificatii, termene livrare, lista de preturi, note de comanda, etc.

Separarea atributiilor privind:

comanda, receptia, acceptarea cererilor de plata, efectuarea platilor.

Audit cu caracter regulat.

 

Asumarea Raspunderii si Instituirea unui mechanism de control adecvat

 

Evident, procesul de achizitii publice necesită existenţa unui mecanism de control adecvat. Totusi, termenul „adecvat” este oarecum greu de definit.

 

Un control lejer conduce la expunerea la riscul de frauda si coruptie, un control excesiv genereaza suplimentarea costurilor, minimizarea eficientei acestuia si timp suplimentar in paralel cu crearea sentimentului de frustrare in randul angajatilor.

 

Aceste aspecte trebuie avute in vedere la nivelul conducerii, autoritatii contractante.

 

Atunci cand autoritatea contractanta implementeaza un mecanism de auditare si control trebuie sa aiba in vedere, pe langa caracteristicile organizationale si aspectele enuntate anterior.

 

Cu titlu informativ, sunt prezentate in continuare elementele ce trebuie avute in vedere la definirea si implementarea unui mecanism de control sau a unei proceduri de auditare a procesului de achizitie publica:

 

  1. Separarea atributiilor si instituirea sistemului de verificare „in cruce”, in special pentru:
  • angajarea fondurilor;
  • emiterea de note de comanda;
  • receptia de bunuri / servicii / lucrari;
  • aprobarea plati;
  • executarea plati;
  • monitorizarea si auditul oricarei operatiuni dintre cele mentionate

           mai sus;

  • definirea responsabilitatilor privind pierderile la nivel de autoritate

           contractanta, pierderi generate de un comportament inadecvat.

 

  1. Acuratetea raportarilor:
  • utilizarea de formulare standard;
  • asigurarea ca se respecta prevederile legale;
  • limitarea numarului exceptiilor la minimum;
  • incurajarea raportarii imediate a oricarui incident;
  • folosirea de documente cu numar de serie tiparit.
  • arhivarea si pastrarea oricaror rapoarte la loc sigur.
  •  
  1. Audit “in timp real”:
  • verificarea diferitelor etape ale procesului de achizitii publice in orice

           moment al desfasurarii lui (nu doar la finalizarea procedurii);

  • verificarea atenta a documentatiei aferente fiecărei activităţi din

           cadrul procesului;

  • monitorizarea indeplinirii clauzelor din contract, a schimbarilor

            specificatiilor tehnice si indexarea pretului;

  • monitorizarea modului de efectuare a platilor.
  1. Audit ex-ante (asigurarea eficacitatii) si audit ex-post (verificarea

            rezultatelor):

  • verificarea daca bunurile, serviciile sau lucrarile ce urmeaza a fi achizitionate sunt intr-adevar necesare si daca imbunatatesc activitatea organizatiei inainte de initierea procedurii (nu doar daca aceasta era o cheltuiala planificata);
  • verificarea daca s-a obtinut « valoarea pentru bani » prin procedura de achizitie publica (si nu doar daca procesul a respectat legea si normele) .

 

Evitarea posibilelor conflicte de interes:

  • semnarea anuală de către angajaţi a unei declaraţii de evitare a conflictelor de interes .

 

Nu negati existenta « atentiilor » din partea contractorilor (face parte din « obiceiul

locului »), ci incurajati raportarea « atentiilor » primite de la un contractant.